決裁者を無視するとこうなります

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スタートに戻る非効率的なチェック方法

依頼される仕事の中で、たまに起きるトラブルが、窓口となる担当者さんが決裁者の承認を得ずに仕事の注文をしてしまうこと。また、注文の許可はとったものの決裁者や責任者の承認を得ずにどんどん作業を進行してしまう。

この結果・・・

仕事が終わりかける後半に決裁者さんが登場して「全部、やりなおし!」となる。

この一言で今までの打ち合わせ、作業はすべて無駄になります。これが、相手の社内だけで済む問題ならまだしも、私たちのように外部の立場(注文されたものを作る)のからすると「巻き込み事故」にあうようなものです。

メール1つで「全部、作り直してください」と言うのは簡単ですけど、作っている側の身になってください。何かを作る仕事をしていない方でも自分たちの職業のにおきかえ考えてみてくださるとご理解いただけると思うのです。

例えば、レストランで10人前の料理を注文しました。調理師は10人前の材料から調理をする。調理が終わった料理を皿に盛っている頃に別の注文者が現れて「この料理は頼んでいない!」と言えばトラブルになりますね。

修正と作り直すことは違う。

クリエイティブな仕事でたまに勘違いされるのは、修正を依頼されることと、すべてを作り直すことがごっちゃになってしまっていること。修正とは、料理で言えば、土台となる料理は完成したうえで、調味料をたす、ひくなどを修正と呼び、根本となる素材から変更して、違う料理を作り直すことは修正とは呼びません。ここを理解していただければ、本来、自分たちが作業を進めていく順番が理解できるはず。

「はじめての経験だから」間違えが起きないように慎重になるべき。当社ではいろいろな業種、職業の方々と日々、仕事をしていますので、この中には、はじめての方も大勢いらっしゃいます。

どんな仕事でも、効率的に仕事をおこなう人は、最初に仕事がスムーズに進む順番を考え(計画)、効率的な仕事を進めることを好みます。

順序を間違えないために

段取り八部と言う言葉をご存じでしょうか。これは建築の世界ではよく使われる言葉の1つで本作業をするためには事前にしっかりとした工程を組むと言う意味です。

建築物を作るには20以上の業者(大工、土木、電気工事、ガス、水道、左官、クロス、板金、塗装業など)さんが建築現場に日々出入りするためには、この人たちが順序よく現場にはいらないと仕事は流れていきません。この順番を間違えるとこの仕事に関るすべての人が2倍、3倍の手間がかかってしまう・・・ここを誤ると大規模建築なら億の損害はかんたんにでます。

こうならないためには、どんなに細かいことでも、都度、上から下への承認をへて取引先へ連絡をする。承認さえ、とっておけば、万が一、途中で決裁者や上司がヘソを曲げても自分に降りかかる災難も回避することができるうえ、組織内や外注の人間にも迷惑をかける確率も減らすことができるからです。

組織での単独行動と言うのは、思っているより重罪なのです。

仕事のできる人、できない人としても、7割がこれができる、できないで判断できるかと思います。
そんなの関係ねーっと思っている人は、マネジメントの勉強したほうが良いよ。

森 二朗
広告、パンフレット、Web制作のバリューサービスを運営しています。店舗から官公庁、企業様に至るまで様々なお仕事に携わっております。
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